Từ những thay đổi trong công tác quản lý, điều hành đến yêu cầu xây dựng dữ liệu khoa học, Viện Sử học đang từng bước tạo nền tảng cho hoạt động nghiên cứu hiệu quả, hiện đại và phù hợp với yêu cầu của thời kỳ mới.

Đổi mới công tác quản lý khoa học từ yêu cầu thực tiễn

Trong hoạt động của một cơ quan nghiên cứu, công tác quản lý khoa học giữ vai trò quan trọng, góp phần bảo đảm các nhiệm vụ nghiên cứu được triển khai đúng định hướng, tiến độ và yêu cầu chất lượng. Từ xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, nghiệm thu, đánh giá kết quả đến quản lý sản phẩm và lưu trữ hồ sơ khoa học, mỗi khâu đều có mối liên hệ chặt chẽ với hiệu quả hoạt động chung của đơn vị.

Đối với Viện Sử học, đặc thù nghiên cứu lịch sử đặt ra những yêu cầu riêng trong công tác quản lý khoa học. Bên cạnh hồ sơ của các đề tài, nhiệm vụ nghiên cứu, hoạt động chuyên môn còn gắn với hệ thống tư liệu lịch sử, báo cáo khoa học, sách chuyên khảo, bài viết tạp chí, tài liệu hội thảo, tọa đàm và các sản phẩm nghiên cứu khác được hình thành, tích lũy qua các thời kỳ. Đây là nguồn tài sản tri thức có giá trị, cần được tổ chức quản lý khoa học để phục vụ công tác nghiên cứu trước mắt cũng như khai thác, kế thừa lâu dài.

Trong khi đó, phương thức quản lý dựa nhiều vào hồ sơ giấy, bảng biểu riêng lẻ và việc tổng hợp thông tin thủ công có thể bộc lộ những hạn chế khi khối lượng công việc ngày càng tăng. Việc tìm kiếm hồ sơ cũ, tham chiếu các nhiệm vụ qua nhiều năm hay tổng hợp thông tin, dữ liệu khoa học theo lĩnh vực nghiên cứu có thể mất nhiều thời gian nếu thông tin chưa được tổ chức thống nhất.

Thực tiễn đặt ra yêu cầu đổi mới công tác quản lý khoa học theo hướng chủ động, đồng bộ và dựa nhiều hơn trên dữ liệu. Chuyển đổi số vì thế không đơn thuần là thay thế tài liệu giấy bằng tài liệu điện tử, mà cần được nhìn nhận như một quá trình thay đổi cách thức tổ chức, phối hợp và xử lý công việc.

Đối với lĩnh vực khoa học xã hội nói chung và khoa học lịch sử nói riêng, yêu cầu đặt ra không chỉ là nâng cao chất lượng nghiên cứu mà còn phải từng bước hiện đại hóa hoạt động quản lý, tăng cường khả năng kết nối, chia sẻ và khai thác nguồn lực khoa học. Ngày 07 tháng 8 năm 2026, Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam ban hành Kế hoạch hành động cao điểm 100 ngày tháo gỡ các điểm nghẽn và thúc đẩy các nhiệm vụ chuyển đổi số (theo Quyết định số 1507-QĐ/VHLKHXHVN) áp dụng chung cho tất cả các đơn vị trực thuộc và thông qua Kế hoạch số hóa tài liệu năm 2026 và lộ trình giai đoạn 2027-2030 của Viện Sử học (theo Quyết định 1633-QĐ/VHLKHXHVN ngày 03 tháng 9 năm 2026) đã tạo cơ sở và động lực cho việc đổi mới phương thức quản lý tại Viện Sử học.

Trong giai đoạn cao điểm 100 ngày (từ ngày 20/8/2026 đến hết ngày 05/11/2026) thuộc Kế hoạch số hóa tài liệu năm 2026 và lộ trình giai đoạn 2027-2030 của Viện Sử học, bộ phận Quản lý khoa học của Viện đã rà soát, thống kê hiện trạng, phân loại để số hóa 9981 trang tài liệu là sản phẩm, kết quả nghiên cứu của các đề tài/nhiệm vụ cấp Bộ, cấp Viện trong những năm gần đây (2021-2025). Khối lượng dữ liệu còn lại sẽ tiếp tục được số hóa theo lộ trình: năm 2027 ưu tiên hồ sơ giai đoạn 2016-2020 và tài liệu có nhu cầu khai thác cao; năm 2028 ưu tiên giai đoạn 2011-2015; năm 2029 ưu tiên giai đoạn 2001-2010; năm 2030 xử lý tài liệu còn lại.

Số hóa hồ sơ khoa học - nền tảng của quản lý hiện đại

Nếu các nền tảng điều hành điện tử góp phần đổi mới cách thức tổ chức công việc thì số hóa hồ sơ và xây dựng dữ liệu khoa học là một trong những nhiệm vụ cần được quan tâm trong quá trình chuyển đổi số của Viện Sử học.

Đối với một cơ quan nghiên cứu lịch sử, tài liệu không chỉ phục vụ việc quản lý một nhiệm vụ tại thời điểm thực hiện mà còn có giá trị lâu dài trong hoạt động nghiên cứu, đối chiếu và kế thừa kết quả khoa học.

Vì vậy, việc rà soát, phân loại và từng bước số hóa hồ sơ cần được xem là công việc nền tảng. Trước hết là các nhóm tài liệu trực tiếp phục vụ quản lý khoa học như kế hoạch nghiên cứu, thuyết minh đề tài, báo cáo tiến độ, biên bản đánh giá, nghiệm thu, báo cáo tổng hợp và danh mục sản phẩm khoa học.

Quá trình số hóa cũng là dịp để kiểm tra lại tính đầy đủ, thống nhất của hồ sơ; khắc phục tình trạng thông tin phân tán và từng bước chuẩn hóa phương thức lưu trữ. Chẳng hạn, khi các hồ sơ được sắp xếp theo năm thực hiện, cấp quản lý, tên nhiệm vụ, chủ nhiệm và lĩnh vực nghiên cứu, việc tìm kiếm, thống kê và tổng hợp thông tin sẽ thuận lợi hơn.

Tuy nhiên, điểm cốt lõi của chuyển đổi số không chỉ nằm ở việc quét tài liệu và lưu thành các tệp điện tử. Một tài liệu dù đã được số hóa nhưng không có thông tin nhận diện, không được phân loại và không thể tìm kiếm thuận tiện thì giá trị sử dụng vẫn còn hạn chế.

Do đó, cần hướng tới việc quản lý thông tin khoa học theo cấu trúc thống nhất. Mỗi nhiệm vụ nghiên cứu có thể được nhận diện bằng những trường thông tin cơ bản như tên nhiệm vụ, thời gian thực hiện, chủ nhiệm, đơn vị thực hiện, lĩnh vực nghiên cứu, tình trạng triển khai, kết quả nghiệm thu và các sản phẩm liên quan.

Khi được tổ chức một cách khoa học, hệ thống thông tin này không chỉ hỗ trợ lưu trữ hồ sơ mà còn tạo điều kiện cho việc theo dõi tiến độ, tổng hợp kết quả, rà soát các hướng nghiên cứu đã triển khai và phục vụ xây dựng kế hoạch khoa học trong những năm tiếp theo.

Với đặc thù của ngành Sử học, việc quản lý dữ liệu khoa học còn cần chú ý đến tính chính xác, nguồn gốc, niên đại và bối cảnh của tư liệu. Số hóa phải đi đôi với bảo đảm giá trị nguyên gốc của tài liệu, đồng thời tuân thủ yêu cầu về bảo mật, quyền tiếp cận và sử dụng thông tin.

Chuyển từ lưu trữ hồ sơ sang quản lý và khai thác dữ liệu khoa học

Một trong những yêu cầu quan trọng của chuyển đổi số là thay đổi tư duy quản lý, từ việc chủ yếu lưu giữ hồ sơ sau khi hoàn thành nhiệm vụ sang quản lý thông tin xuyên suốt quá trình thực hiện và khai thác kết quả nghiên cứu.

Trước đây, một bộ hồ sơ khoa học thường được hình thành qua nhiều công đoạn, từ đăng ký, xét duyệt, triển khai, kiểm tra tiến độ đến nghiệm thu và lưu trữ. Nếu các thông tin này được quản lý rời rạc, việc theo dõi và đối chiếu có thể gặp khó khăn.

Trong môi trường số, khi dữ liệu được cập nhật thường xuyên và tổ chức thống nhất, cán bộ quản lý có thể thuận lợi hơn trong việc nắm bắt tình hình thực hiện các nhiệm vụ, xác định những công việc đến hạn, tổng hợp kết quả và chuẩn bị báo cáo phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành.

Quan trọng hơn, dữ liệu tích lũy qua nhiều năm có thể trở thành nguồn thông tin hữu ích cho việc đánh giá hoạt động nghiên cứu. Thông qua việc thống kê các nhiệm vụ theo lĩnh vực, giai đoạn và sản phẩm, đơn vị có thêm cơ sở để nhận diện những hướng nghiên cứu đã được quan tâm, những nội dung cần tiếp tục triển khai, cũng như khả năng kết nối giữa các kết quả nghiên cứu.

Đối với Viện Sử học, đây là hướng đi có ý nghĩa lâu dài. Hoạt động nghiên cứu lịch sử luôn đặt ra yêu cầu kế thừa, bổ sung và kiểm chứng tri thức. Một hệ thống thông tin khoa học được quản lý tốt sẽ góp phần hạn chế sự phân tán của kết quả nghiên cứu, tạo thuận lợi cho việc tra cứu, đối chiếu và phát huy giá trị của các công trình đã thực hiện.

Tuy nhiên, xây dựng cơ sở dữ liệu khoa học là quá trình đòi hỏi thời gian, nguồn lực và sự phối hợp giữa nhiều bộ phận. Vì vậy, cần lựa chọn cách làm phù hợp với điều kiện thực tế, ưu tiên chuẩn hóa những nhóm thông tin phục vụ trực tiếp công tác quản lý, sau đó từng bước mở rộng phạm vi và khả năng khai thác.

Đổi mới từ những công việc cụ thể, hướng tới hiệu quả thực chất

Chuyển đổi số trong quản lý khoa học sẽ khó đạt hiệu quả nếu chỉ chú trọng công nghệ mà chưa quan tâm đúng mức đến con người và quy trình thực hiện.

Đối với cán bộ trực tiếp làm công tác quản lý khoa học, đổi mới có thể bắt đầu từ những công việc rất cụ thể: thống nhất cách đặt tên hồ sơ, chuẩn hóa biểu mẫu, xây dựng danh mục tài liệu, cập nhật thông tin nhiệm vụ đầy đủ, sắp xếp sản phẩm khoa học theo hệ thống và sử dụng các công cụ điện tử phù hợp để theo dõi công việc.

Những thay đổi tưởng chừng nhỏ này lại có ý nghĩa thiết thực trong việc hình thành phương thức quản lý khoa học, thống nhất và tiết kiệm thời gian. Khi thông tin được cập nhật đầy đủ, hồ sơ được sắp xếp hợp lý và trách nhiệm xử lý được xác định rõ ràng, hiệu quả quản lý có thể được cải thiện ngay từ các khâu nghiệp vụ hằng ngày.

Bên cạnh đó, cần chú trọng bồi dưỡng kỹ năng số cho đội ngũ viên chức, gắn việc sử dụng công nghệ với yêu cầu chuyên môn của từng vị trí việc làm. Chuyển đổi số chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi các công cụ được sử dụng thường xuyên, đúng mục đích và mang lại sự thuận tiện cho người thực hiện.

Một vấn đề khác cũng cần quan tâm là tránh tình trạng số hóa hình thức, khi hồ sơ đã được đưa lên hệ thống điện tử nhưng toàn bộ quy trình giấy tờ vẫn được duy trì song song mà không thực sự cần thiết. Điều này không chỉ làm tăng khối lượng công việc mà còn có thể gây ra sự thiếu thống nhất giữa các nguồn thông tin.

Vì vậy, cùng với việc ứng dụng nền tảng số, cần thường xuyên rà soát quy trình nghiệp vụ, xác định những khâu có thể đơn giản hóa, những loại hồ sơ cần tiếp tục lưu giữ bản giấy theo quy định và những thông tin có thể quản lý tập trung trên môi trường điện tử.

Trong giai đoạn tiếp theo, hiệu quả chuyển đổi số trong quản lý khoa học nên được đánh giá bằng những kết quả cụ thể như mức độ chuẩn hóa hồ sơ, khả năng tra cứu thông tin, thời gian tổng hợp báo cáo, tỷ lệ dữ liệu được cập nhật và mức độ đáp ứng yêu cầu quản lý. Đây sẽ là những cơ sở thực chất hơn để đánh giá sự thay đổi so với việc chỉ thống kê số lượng phần mềm hay tài liệu được số hóa.

Tạo động lực nâng cao chất lượng hoạt động nghiên cứu

Chuyển đổi số không làm thay đổi bản chất của nghiên cứu lịch sử, càng không thể thay thế vai trò của nhà khoa học trong việc phát hiện, phân tích, kiểm chứng và lý giải các vấn đề lịch sử. Tuy nhiên, công nghệ có thể tạo ra những điều kiện thuận lợi hơn để các hoạt động nghiên cứu được tổ chức và hỗ trợ hiệu quả.

Khi công tác quản lý khoa học được thực hiện khoa học, thông tin được cập nhật kịp thời, hồ sơ được quản lý có hệ thống và kết quả nghiên cứu được lưu giữ, khai thác thuận tiện, các nhà nghiên cứu sẽ có thêm điều kiện tập trung vào hoạt động chuyên môn.

Đối với Viện Sử học, những kết quả bước đầu trong ứng dụng các nền tảng số vào quản lý, điều hành trong năm 2026 là cơ sở thuận lợi để tiếp tục nghiên cứu, hoàn thiện phương thức quản lý khoa học. Từ việc đổi mới cách thức xử lý văn bản, tổ chức hội họp đến yêu cầu chuẩn hóa hồ sơ, từng bước số hóa và xây dựng dữ liệu khoa học, các hoạt động này cần được kết nối trong một định hướng chung, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và điều kiện thực tiễn của đơn vị.

Có thể khẳng định, chuyển đổi số trong công tác quản lý khoa học là một quá trình lâu dài, đòi hỏi sự kiên trì, đồng bộ và đổi mới thường xuyên. Điều quan trọng không phải là thay đổi tất cả trong một thời gian ngắn mà là lựa chọn đúng những công việc cần ưu tiên, triển khai phù hợp và từng bước tạo ra hiệu quả thực chất.

Từ những bước chuyển trong hoạt động quản lý, điều hành đến định hướng xây dựng hệ thống dữ liệu khoa học, Viện Sử học có cơ hội tiếp tục đổi mới phương thức tổ chức hoạt động nghiên cứu theo hướng hiện đại, hiệu quả và bền vững. Đây cũng là cách thiết thực để đưa tinh thần đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số vào công việc hằng ngày, góp phần nâng cao chất lượng quản lý khoa học, phục vụ tốt hơn nhiệm vụ nghiên cứu lịch sử và phát huy giá trị tri thức lịch sử trong giai đoạn mới.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1.              Bộ Chính trị (2024), Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia.

2.              Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (2026), Quyết định số 1507-QĐ/VHLKHXHVN ngày 07/8/2026 của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam ban hành Kế hoạch hành động cao điểm 100 ngày tháo gỡ các điểm nghẽn và thúc đẩy các nhiệm vụ chuyển đổi số tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam.

3.              Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (2026), Quyết định 1633-QĐ/VHLKHXHVN ngày 03 tháng 9 năm 2026 của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam ban hành Kế hoạch số hóa tài liệu của Viện Sử học năm 2026 và lộ trình giai đoạn 2027-2030.

4.              PGS.TS. Võ Xuân Vinh (2026), “Chuyển đổi số trong nghiên cứu lịch sử: Từ nhận thức đến hành động”, https://viensuhoc.vass.gov.vn/chuyen-doi-so/chuyen-doi-so-trong-nghien-cuu-lich-su-tu-nhan-thuc-den-hanh-dong-579770, truy cập 24-9-2026

5.              TS. Trương Thùy Dung (2026), "Chuyển đổi số gắn với cải cách hành chính trong các viện nghiên cứu: Nhìn từ thực tiễn Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam", https://viensuhoc.vass.gov.vn/chuyen-doi-so/chuyen-doi-so-gan-voi-cai-cach-hanh-chinh-trong-cac-vien-nghien-cuu-nhin-tu-thuc-tien-vien-han-lam--580205, truy cập 24-9-2026.