Từ yêu cầu cấp thiết đến hành động cụ thể

Kế hoạch triển khai hành động cao điểm 100 ngày tháo gỡ các điểm nghẽn và thúc đẩy các nhiệm vụ chuyển đổi số tại Viện Sử học được ban hành trong bối cảnh chuyển đổi số đang được đặt ở vị trí ngày càng quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống chính trị. Kế hoạch này được xây dựng trên cơ sở triển khai Kế hoạch số 05-KH/BCDDTW ngày 11/7/2026 của Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số; Kế hoạch hành động cao điểm 100 ngày (Quyết định số 1507-QĐ/VHLKHXHVN ngày 07/8/2026) của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (Viện Hàn lâm), Nghị quyết số 68-NQ/ĐU, Chương trình hành động số 1249-CTr/ĐU của Đảng ủy Viện Hàn lâm.

Điểm đáng chú ý là Kế hoạch không tiếp cận chuyển đổi số đơn thuần dưới góc độ đầu tư công nghệ, mà tập trung trực tiếp vào những vấn đề đang “cản trở” quá trình chuyển đổi số tại đơn vị. Đó là việc dữ liệu còn phân tán, chưa đồng bộ; hạ tầng và thiết bị cần được rà soát; việc sử dụng các nền tảng số dùng chung cần được đẩy mạnh; kỹ năng số của đội ngũ cần tiếp tục được nâng cao; đồng thời phải bảo đảm an toàn thông tin, quyền tác giả, quyền khai thác và bảo vệ dữ liệu trong quá trình số hóa.

Với một đơn vị nghiên cứu chuyên ngành về lịch sử, yêu cầu này càng có ý nghĩa đặc biệt. Nguồn lực tri thức của Viện Sử học không chỉ nằm trong các kết quả nghiên cứu mới mà còn được tích lũy qua đề tài khoa học, sách, tạp chí, tư liệu thư viện, hồ sơ hành chính và dữ liệu công tác Đảng. Nếu những nguồn dữ liệu này chưa được chuẩn hóa, số hóa và tổ chức một cách khoa học, khả năng khai thác, chia sẻ, kết nối và phát huy giá trị của nguồn tư liệu sẽ bị hạn chế.

Vì vậy, Kế hoạch 100 ngày xác định rõ trọng tâm là rà soát, thu thập, chuẩn hóa và số hóa dữ liệu, trước hết đối với 5 nhóm dữ liệu trực tiếp liên quan đến hoạt động của Viện gồm: quản trị hành chính, nghiên cứu khoa học, tạp chí, thư viện và công tác Đảng. Đây chính là bước đi nền tảng để chuẩn bị dữ liệu đủ điều kiện kết nối với các cơ sở dữ liệu và nền tảng dùng chung của Viện Hàn lâm.

Lấy dữ liệu làm nền tảng, lấy hiệu quả thực chất làm thước đo

Đợt cao điểm được triển khai từ ngày 8/8 đến hết ngày 15/11/2026, trong khi các nhiệm vụ số hóa còn lại tiếp tục được thực hiện đến hết năm 2026.

Một trong những điểm mới có ý nghĩa quan trọng của Kế hoạch là chuyển mạnh từ tư duy “triển khai nhiệm vụ” sang quản trị bằng sản phẩm và minh chứng. Toàn bộ quá trình được tổ chức theo nguyên tắc “6 rõ”: rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm, rõ thẩm quyền, rõ thời gian và rõ kết quả. Nhiệm vụ chỉ được coi là hoàn thành khi có sản phẩm hoặc minh chứng cụ thể. Cách tiếp cận này được cụ thể hóa bằng hệ thống chỉ tiêu tương đối rõ ràng. Viện trưởng trực tiếp chỉ đạo và có đầu mối thường trực theo dõi chuyển đổi số; 100% máy tính, máy in, máy quét được kiểm kê; 100% viên chức thuộc diện được cấp chữ ký số phải có chữ ký số hợp lệ; 100% viên chức sử dụng hệ thống điều hành tác nghiệp và thư điện tử công vụ. Đặc biệt, Viện đặt mục tiêu tỷ lệ văn bản đủ điều kiện được xử lý toàn trình, ký số trên hệ thống đạt tối thiểu 85% và tối thiểu 70% các cuộc họp thông thường đủ điều kiện được thực hiện trên hệ thống họp không giấy tờ.

Ở lĩnh vực cốt lõi là nghiên cứu và lưu trữ tri thức lịch sử, Kế hoạch yêu cầu hoàn thành rà soát, lập danh mục và chuẩn bị dữ liệu của 5 mảng nêu trên; thu thập, chuẩn hóa và lưu trữ tập trung 100% tệp điện tử hiện có thuộc danh mục số hóa năm 2026; đồng thời thực hiện số hóa có chọn lọc đối với tài liệu giấy đủ điều kiện.

Đáng chú ý, quá trình số hóa được thiết kế theo từng bước, tránh tình trạng “số hóa bằng mọi giá”. Đến hết tháng 9/2026 phải hoàn thành danh mục sơ bộ và tập hợp các tệp điện tử hiện có; trong tháng 10 tiến hành rà soát tình trạng pháp lý, chuẩn hóa tên tệp, định dạng và cấu trúc lưu trữ, sau đó phê duyệt danh mục ưu tiên. Từ tháng 10 đến ngày 15/11 thực hiện số hóa có chọn lọc tài liệu giấy, kiểm tra chất lượng và sao lưu dữ liệu.

Cách làm này giúp giải quyết một điểm nghẽn quan trọng, không phải cứ có tài liệu là có thể đưa lên môi trường số. Trước khi số hóa hoặc chia sẻ, phải xác định nguồn gốc, tình trạng pháp lý, quyền tác giả, mức độ mật và phạm vi khai thác; đồng thời thiết lập phân quyền truy cập, lưu trữ có hệ thống và sao lưu định kỳ.

Không đầu tư dàn trải, ưu tiên kết nối và dùng chung

Một định hướng xuyên suốt của Kế hoạch là tận dụng tối đa hạ tầng, dữ liệu và các hệ thống hiện có, hạn chế đầu tư phân tán. Viện Sử học không xây dựng phần mềm hoặc nền tảng riêng nếu đã có hệ thống dùng chung của Viện Hàn lâm đáp ứng yêu cầu. Đây là giải pháp trực tiếp nhằm tháo gỡ nguy cơ hình thành những “ốc đảo số” trong nội bộ đơn vị. Thay vì mỗi bộ phận lưu trữ dữ liệu theo một cách, sử dụng các công cụ khác nhau và khó kết nối, Kế hoạch hướng tới chuẩn hóa dữ liệu ngay từ đầu để có thể tích hợp, chia sẻ và tái sử dụng trên các nền tảng chung.

Trong hoạt động hằng ngày, việc xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên hệ thống điều hành tác nghiệp sẽ được tăng cường; hạn chế xử lý song song bằng văn bản giấy đối với những hồ sơ đã đủ điều kiện điện tử hóa và ký số. 100% viên chức được yêu cầu sử dụng thư điện tử công vụ trong phạm vi công việc; các phòng nghiên cứu, Tạp chí Nghiên cứu Lịch sử và Thư viện được khuyến khích khai thác cơ sở dữ liệu, thư viện điện tử và các nền tảng dùng chung phục vụ nghiên cứu và thực hiện nhiệm vụ chuyên môn.

Như vậy, chuyển đổi số được đưa từ phạm vi “công nghệ thông tin” vào trực tiếp quy trình làm việc. Giá trị của chuyển đổi số không nằm ở việc có thêm bao nhiêu thiết bị hay phần mềm, mà ở chỗ công việc được xử lý nhanh hơn, dữ liệu được tìm kiếm và sử dụng thuận tiện hơn, tri thức được kết nối tốt hơn và hoạt động quản trị trở nên minh bạch, có thể theo dõi bằng dữ liệu.

Tạo chuyển biến từ con người và kỷ luật thực thi

Một hệ thống số chỉ phát huy hiệu quả khi người sử dụng có đủ năng lực và sẵn sàng thay đổi phương thức làm việc. Vì vậy, Kế hoạch dành một nội dung riêng cho đào tạo, nâng cao kỹ năng số và bảo đảm an toàn thông tin. 100% viên chức được cử tham gia các lớp tập huấn về chuyển đổi số, số hóa và an toàn thông tin phải tham gia đầy đủ; phấn đấu tối thiểu 95% hoàn thành yêu cầu đầu ra.

Song song với đào tạo là thiết lập kỷ luật thực thi. Các nhiệm vụ được rà soát hằng tuần; nếu có nguy cơ chậm từ 5 ngày trở lên phải xác định nguyên nhân, biện pháp xử lý và báo cáo lãnh đạo Viện. Các đơn vị, bộ phận phải cập nhật tiến độ và gửi sản phẩm, minh chứng về Phòng Hành chính - Tổng hợp hằng tuần. Đây là yếu tố có thể tạo ra khác biệt lớn nhất của đợt cao điểm 100 ngày: chuyển đổi số được gắn với trách nhiệm cụ thể của từng đầu mối, với thời hạn và sản phẩm cụ thể, thay vì dừng ở các mục tiêu chung.

Từ “100 ngày cao điểm” đến nền tảng chuyển đổi số lâu dài

Nếu thực hiện đúng tiến độ, tác động của Kế hoạch không chỉ nằm ở những con số đạt được sau 100 ngày. Quan trọng hơn, Viện Sử học sẽ hình thành được một nền tảng ban đầu về dữ liệu - hạ tầng - nền tảng - con người - quy trình, tạo tiền đề cho các nhiệm vụ chuyển đổi số sâu hơn trong những năm tiếp theo.

Đặc biệt, việc chuẩn hóa dữ liệu nghiên cứu khoa học, thư viện và Tạp chí Nghiên cứu Lịch sử có ý nghĩa trực tiếp đối với hoạt động chuyên môn. Khi các kết quả đề tài, nhiệm vụ khoa học, ấn phẩm, tài liệu chuyên ngành và dữ liệu thư mục được tổ chức có hệ thống, nguồn tri thức lịch sử sẽ có điều kiện được khai thác hiệu quả hơn, đồng thời sẵn sàng kết nối với các cơ sở dữ liệu tổng thể của Viện Hàn lâm.

Bên cạnh đó, việc duy trì tối thiểu 2 tin, bài mỗi tuần trên Trang thông tin điện tử của Viện về Nghị quyết số 57-NQ/TW, chuyển đổi số, đổi mới sáng tạo, số hóa và những kết quả triển khai sẽ góp phần biến chuyển đổi số từ một nhiệm vụ nội bộ thành một nội dung được truyền thông, chia sẻ và lan tỏa trong cộng đồng.

Có thể nói, Kế hoạch 100 ngày của Viện Sử học đang đặt ra một cách tiếp cận rõ ràng là, không chạy theo công nghệ, không đầu tư dàn trải, không đánh giá bằng hình thức; thay vào đó, tập trung xử lý những điểm nghẽn cụ thể, chuẩn hóa dữ liệu, sử dụng hiệu quả nền tảng dùng chung, nâng cao năng lực số của đội ngũ và lấy sản phẩm thực tế làm thước đo.