Chuyển đổi số trong cơ quan, đơn vị không chỉ được nhận diện qua các nội dung sau: số lượng phần mềm hay thiết bị công nghệ được trang bị; mức độ thay đổi của quy trình công việc, phương thức phối hợp và khả năng xử lý thông tin trên môi trường số. Những biểu hiện cụ thể của quá trình chuyển đổi từ phương thức làm việc truyền thống sang phương thức làm việc số là việc một văn bản điện tử được tiếp nhận, chuyển xử lý và theo dõi tiến độ qua hệ thống; tài liệu họp được cung cấp tập trung thay vì in thành nhiều bộ; đảng viên có thể tiếp cận tài liệu, thực hiện thủ tục và nộp đảng phí trực tuyến….

Tại Viện Sử học, quá trình này được triển khai theo từng nhóm công việc cụ thể. Từ đầu năm 2026 đến nay, bốn nền tảng gồm iCPV-Book, iCPV-TTHC, iCPV-Office và iCPV-Cabinet lần lượt được đưa vào sử dụng trong công tác Đảng, giải quyết thủ tục hành chính của Đảng, quản lý văn bản, điều hành công việc và tổ chức các cuộc họp. Các ứng dụng này đã được tích hợp vào hoạt động thường xuyên, hình thành nhịp sử dụng ổn định trong quản trị hằng ngày của Viện.

1. Cơ sở chủ trương và thực tiễn triển khai các nền tảng số tại Viện Sử học

Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị xác định phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia là “đột phá quan trọng hàng đầu”, đồng thời nhấn mạnh đây là động lực để đổi mới phương thức quản trị quốc gia, nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo năng lực phát triển mới (Bộ Chính trị, 2024). Cách tiếp cận này cho thấy chuyển đổi số không thể tách rời việc đổi mới quy trình và phương thức tổ chức công việc.

Đối với các cơ quan Đảng, Quyết định số 204-QĐ/TW ngày 29/11/2024 của Ban Bí thư phê duyệt Đề án Chuyển đổi số trong các cơ quan đảng yêu cầu “chuyển đổi số thống nhất, toàn diện trong tất cả các lĩnh vực công tác đảng”, gắn với nâng cao hiệu lực, hiệu quả lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, cải cách thủ tục hành chính và đổi mới lề lối làm việc (Ban Bí thư, 2024). Như vậy, hai yêu cầu có thể rút ra là: một mặt, nền tảng số phải được gắn với quy trình nghiệp vụ cụ thể; mặt khác, hiệu quả triển khai phải được đánh giá qua mức độ sử dụng thực tế, khả năng giảm thao tác thủ công và nâng cao tính minh bạch, truy vết trong xử lý công việc.

Trên cơ sở các chủ trương đó, Viện Sử học đã triển khai bốn nền tảng số theo lộ trình từ tháng 01/2026. Các mốc triển khai cho thấy quá trình chuyển đổi được thực hiện theo hướng mở rộng dần từ công tác Đảng sang quản trị hành chính và tổ chức điều hành: iCPV-Book từ tháng 01/2026; iCPV-TTHC từ tháng 4/2026; iCPV-Office từ ngày 01/6/2026; và iCPV-Cabinet từ ngày 10/8/2026. Đây là dữ liệu thực tiễn của Viện Sử học năm 2026 và là cơ sở để xem xét mức độ đi vào hoạt động thường xuyên của từng nền tảng.

1.1. Sổ tay đảng viên điện tử - iCPV-Book

Sổ tay đảng viên điện tử - iCPV-Book được Viện Sử học triển khai từ tháng 01/2026, phục vụ việc tiếp cận thông tin, tài liệu, nội dung sinh hoạt chi bộ và học tập nghị quyết trên môi trường số. Quy định số 339-QĐ/TW ngày 10/7/2025 của Ban Bí thư xác định Sổ tay đảng viên điện tử được sử dụng đối với đảng viên chính thức, đảng viên dự bị, cấp ủy và chi bộ trong toàn Đảng; các nhóm chức năng chính gồm thông tin về đảng viên, hỗ trợ sinh hoạt chi bộ, văn kiện - tư liệu, học tập nghị quyết và đóng góp ý kiến (Ban Bí thư, 2025).

Ý  nghĩa của iCPV-Book nằm ở việc tạo một kênh thống nhất để cấp ủy, chi bộ và đảng viên tiếp cận tài liệu. Việc thông tin được tập trung trên cùng một nền tảng giúp giảm sự phân tán qua nhiều kênh truyền đạt, đồng thời hỗ trợ đảng viên chủ động hơn trong việc nghiên cứu văn bản trước các kỳ sinh hoạt. Với một đơn vị nghiên cứu như Viện Sử học, nơi viên chức thường xuyên làm việc với hệ thống văn bản và tài liệu chuyên môn, việc sử dụng Sổ tay đảng viên điện tử còn góp phần hình thành thói quen khai thác, xử lý và lưu giữ thông tin trên môi trường số.

1.2. Hệ thống thực hiện thủ tục hành chính của Đảng trên môi trường điện tử - iCPV-TTHC

Từ tháng 4/2026, Viện Sử học triển khai iCPV-TTHC - nền tảng số hóa thủ tục hành chính của Đảng. Theo thông tin công bố của nhà phát triển, ứng dụng hỗ trợ quản lý hồ sơ điện tử, một số thủ tục liên quan đến sinh hoạt Đảng, thu nộp đảng phí và tra cứu hướng dẫn nghiệp vụ (VNPT Group, 2026).

Tại Viện Sử học, kết quả cụ thể và dễ nhận diện nhất là việc thu, nộp đảng phí trực tuyến đã được triển khai ổn định. Đây là trường hợp cho thấy rõ logic của chuyển đổi số: nghĩa vụ và quy trình quản lý về bản chất không thay đổi, nhưng phương thức thực hiện được chuyển từ thao tác trực tiếp, thủ công sang môi trường điện tử. Nhờ đó, quá trình thu - nộp thuận tiện hơn, giảm khâu trung gian, đồng thời tạo điều kiện cho việc theo dõi và tổng hợp thông tin có tính hệ thống hơn.

Với các tính năng còn lại của hệ thống (xin xác nhận của cấp ủy nơi cư trú, chuyển sinh hoạt đảng, chuyển sinh hoạt đảng tạm thời), chi bộ Viện Sử học đã được tập huấn, nghiên cứu và sẽ tiếp tục triển khai khi có thực tế phát sinh.

Khi hệ thống ổn định, liên thông, kết nối sẽ đáp ứng được định hướng chung và yêu cầu về cải cách thủ tục hành chính trong Đảng. Nócho thấy nền tảng không chỉ mang tính giới thiệu công nghệ mà đã có quy trình nghiệp vụ cụ thể để đưa vào sử dụng.

1.3. Hệ thông tin điều hành tác nghiệp các cơ quan Đảng - iCPV-Office

Trong bốn nền tảng đang được sử dụng tại Viện Sử học, iCPV-Office là ứng dụng có tần suất sử dụng cao nhất. Từ ngày 01/6/2026, hệ thống được vận hành liên tục, hằng ngày trong công tác quản trị, trực tiếp gắn với tiếp nhận và xử lý văn bản, hồ sơ công việc, giao nhiệm vụ và theo dõi tiến độ thực hiện.

Theo mô tả chính thức của Viettel Business Solutions Corporation, iCPV-Office là “Hệ thông tin điều hành tác nghiệp các cơ quan Đảng”, hỗ trợ tự động hóa quy trình xử lý văn bản, hồ sơ công việc và nhiệm vụ, đồng thời tích hợp chức năng quản lý tài liệu điện tử (Viettel Business Solutions Corporation, 2026). Chức năng của hệ thống phù hợp với đặc thù công việc hành chính - tổng hợp tại Viện, bổ trợ tốt cho hoạt động điều hành khi theo dõi được các luồng văn bản đến, văn bản đi, ý kiến chỉ đạo và nhiệm vụ có thời hạn.

Giá trị của iCPV-Office không chỉ ở khả năng giảm giấy tờ. Quan trọng hơn, giá trị của hệ thống nằm ở khả năng chuẩn hóa luồng xử lý và tạo dấu vết điện tử của công việc. Văn bản đến có thể được tiếp nhận, chuyển lãnh đạo và bộ phận phụ trách; văn bản đi có thể trải qua các bước dự thảo, xin ý kiến, trình ký và phát hành trên cùng một hệ thống; nhiệm vụ giao cho cá nhân, đơn vị có thể được theo dõi theo tiến độ. Khi các thao tác này được ghi nhận điện tử, cơ quan có thêm cơ sở để xác định thời điểm tiếp nhận, thời điểm chuyển xử lý, chủ thể chịu trách nhiệm và tình trạng hoàn thành.

Đây là yếu tố có ý nghĩa đối với đổi mới quản trị theo kết quả. Trong bối cảnh yêu cầu đánh giá công việc ngày càng gắn với tiến độ, sản phẩm và trách nhiệm cá nhân, dữ liệu phát sinh từ hệ thống điều hành có thể hỗ trợ tốt hơn cho việc kiểm tra, tổng hợp và đánh giá quá trình thực hiện nhiệm vụ. Việc iCPV-Office được sử dụng liên tục từ ngày 01/6/2026 đến nay vì vậy cho thấy nền tảng đã vượt qua giai đoạn triển khai ban đầu để trở thành công cụ thường xuyên trong hoạt động quản trị của Viện.

1.4. Hệ thống Phòng họp không giấy - iCPV-Cabinet

Từ ngày 10/8/2026, Viện Sử học bắt đầu sử dụng iCPV-Cabinet. Trước mắt, Viện đang sử dụng hệ thống này trong cuộc họp giao ban toàn cơ quan tổ chức vào thứ Hai hằng tuần. Việc sử dụng được duy trì thường xuyên từ thời điểm triển khai đến nay, qua đó hình thành một quy trình tương đối ổn định trong chuẩn bị và tổ chức họp trên môi trường số.

iCPV-Cabinet được nhà phát triển giới thiệu là ứng dụng phục vụ hội nghị điện tử, hướng tới mô hình phòng họp không giấy, cho phép tra cứu lịch họp, xem và tải tài liệu trước, trong và sau cuộc họp, đồng thời hỗ trợ phát biểu và cho ý kiến trực tuyến (Viettel Business Solutions Corporation, 2026). Đối với họp giao ban định kỳ, đây là nhóm chức năng có tính ứng dụng trực tiếp, bởi cuộc họp thường gắn với báo cáo, kế hoạch, văn bản chỉ đạo và các tài liệu cần được cập nhật thường xuyên.

Việc chuyển tài liệu họp từ bản giấy lên hệ thống tạo ra các thay đổi đáng chú ý: thứ nhất, giảm khối lượng in ấn và công việc chuẩn bị thủ công; thứ hai, khi tài liệu có chỉnh sửa, phiên bản mới có thể được cập nhật nhanh hơn, hạn chế tình trạng sử dụng nhiều bản khác nhau; thứ ba, người dự họp tiếp cận cùng một nguồn tài liệu, qua đó tăng tính thống nhất trong quá trình trao đổi. Như vậy, giá trị của iCPV-Cabinet không chỉ ở yếu tố tiết kiệm giấy, mà còn ở việc chuẩn hóa và tập trung hóa dòng thông tin phục vụ cuộc họp.

2. Một số kết quả bước đầu và ý nghĩa đối với đổi mới quản trị tại Viện Sử học

Nếu xem xét riêng lẻ, mỗi nền tảng giải quyết một nhóm nghiệp vụ khác nhau: iCPV-Book hỗ trợ công tác Đảng và đảng viên; iCPV-TTHC phục vụ thủ tục hành chính của Đảng; iCPV-Office phục vụ điều hành, xử lý văn bản và hồ sơ công việc; iCPV-Cabinet phục vụ tổ chức các cuộc họp không giấy. Tuy nhiên, khi được triển khai đồng thời, bốn nền tảng này tạo thành một chuỗi hoạt động số liên kết từ công tác Đảng đến quản trị hành chính và điều hành nội bộ.

Từ thực tiễn của Viện Sử học có thể nhận diện kết quả bước đầu qua bốn tiêu chí. Một là, tính thường xuyên: iCPV-Office được sử dụng hằng ngày và iCPV-Cabinet được sử dụng định kỳ trong giao ban toàn cơ quan. Hai là, mức độ tích hợp vào quy trình: việc xử lý văn bản, giao nhiệm vụ, cung cấp tài liệu họp và thu đảng phí đã có những khâu được thực hiện trực tiếp trên nền tảng số. Ba là, khả năng truy vết và kiểm soát: hệ thống điện tử tạo điều kiện ghi nhận quá trình tiếp nhận, chuyển xử lý và hoàn thành nhiệm vụ. Bốn là, thay đổi thói quen làm việc: cán bộ, đảng viên, viên chức dần chuyển từ tiếp nhận tài liệu và xử lý công việc chủ yếu bằng phương thức truyền thống sang khai thác, thao tác và phối hợp trên môi trường số.Bốn tiêu chí này cũng giúp đánh giá chuyển đổi số theo hướng thực chất hơn. Thay vì chỉ thống kê số lượng ứng dụng hoặc tài khoản đã được cấp, cần quan tâm đến mức độ công việc thực sự được thực hiện trên hệ thống, tần suất sử dụng, tỷ lệ quy trình được số hóa và khả năng khai thác dữ liệu phát sinh phục vụ quản trị. Cách đánh giá này phù hợp với mục tiêu của Đề án Chuyển đổi số trong các cơ quan đảng là tạo chuyển biến toàn diện, mạnh mẽ, thực chất trong phương thức lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và lề lối làm việc (Ban Bí thư, 2024).

Đối với Viện Sử học, các mốc triển khai trong năm 2026 cho thấy quá trình chuyển đổi số đã có sự chuyển dịch từ “đưa phần mềm vào sử dụng” sang “đưa phần mềm vào quy trình công việc”. Đây là khác biệt quan trọng. Một ứng dụng chỉ tạo ra giá trị quản trị khi nó trở thành một mắt xích trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, được sử dụng lặp lại, có người chịu trách nhiệm và tạo ra dữ liệu có thể theo dõi. Việc iCPV-Office được sử dụng hằng ngày, iCPV-Cabinet được duy trì trong giao ban thứ Hai hằng tuần, iCPV-TTHC đã phục vụ thu đảng phí trực tuyến cũng như một số thủ tục hành chính khác, và iCPV-Book được triển khai trong công tác Đảng là những biểu hiện cụ thể của mức độ tích hợp này.

Từ góc độ tổ chức, các nền tảng số còn góp phần tăng tính liên thông giữa các khâu công việc. Đảng viên có thể tiếp nhận tài liệu trên Sổ tay đảng viên điện tử; một số thủ tục hành chính của Đảng được thực hiện trên iCPV-TTHC; văn bản và nhiệm vụ chuyên môn được xử lý trên iCPV-Office; tài liệu giao ban lại được cung cấp trên iCPV-Cabinet. Dòng công việc số vì thế không còn tồn tại ở từng ứng dụng riêng lẻ mà bước đầu tạo thành một môi trường làm việc có tính kết nối hơn.

3. Một số vấn đề đặt ra và định hướng nâng cao hiệu quả trong thời gian tới

Kết quả bước đầu là tích cực, song việc triển khai nền tảng số chỉ tạo ra hiệu quả bền vững khi đi kèm với chuẩn hóa quy trình và nâng cao năng lực sử dụng. Nếu một công việc vừa được xử lý trên hệ thống, vừa tiếp tục duy trì đầy đủ bằng phương thức thủ công mà không có yêu cầu pháp lý hoặc nghiệp vụ bắt buộc, thì chi phí thực hiện có thể tăng thay vì giảm. Vì vậy, yêu cầu quan trọng trong giai đoạn tiếp theo là tiếp tục rà soát từng quy trình để xác định khâu nào có thể thực hiện hoàn toàn trên môi trường số, khâu nào cần kết hợp và khâu nào phải bảo đảm hồ sơ giấy theo quy định.

Bên cạnh đó, cần coi dữ liệu phát sinh từ các nền tảng số là một nguồn thông tin phục vụ quản trị. Đối với iCPV-Office, các thông tin về thời điểm tiếp nhận, thời hạn xử lý, trạng thái nhiệm vụ và kết quả hoàn thành có thể hỗ trợ công tác tổng hợp, giao ban và đánh giá tiến độ. Đối với iCPV-Cabinet, việc chuẩn hóa quy trình cung cấp tài liệu trước cuộc họp có thể giúp nâng cao chất lượng chuẩn bị và giảm tình trạng bổ sung tài liệu sát giờ. Đối với iCPV-TTHC và iCPV-Book, cần tiếp tục tăng tỷ lệ sử dụng thực chất trong các nghiệp vụ phù hợp, tránh tình trạng nền tảng có tài khoản nhưng mức độ khai thác thấp.

Một yêu cầu khác là bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin. Chuyển đổi số làm tăng tốc độ chia sẻ và khả năng tiếp cận dữ liệu, nhưng đồng thời đặt ra yêu cầu cao hơn về quản lý tài khoản, phân quyền, bảo vệ dữ liệu và tuân thủ quy định đối với từng loại tài liệu. Do đó, việc hướng dẫn người sử dụng cần được tiến hành song song ở hai phương diện: kỹ năng thao tác và trách nhiệm bảo đảm an toàn thông tin.

Về lâu dài, hiệu quả chuyển đổi số tại Viện Sử học nên được theo dõi bằng một số chỉ báo có thể đo lường, chẳng hạn: tỷ lệ văn bản và hồ sơ công việc được xử lý trên iCPV-Office; tỷ lệ nhiệm vụ được giao và cập nhật tiến độ trên hệ thống; số cuộc họp giao ban sử dụng iCPV-Cabinet; tỷ lệ tài liệu họp được cung cấp điện tử thay cho bản in; tỷ lệ đảng viên sử dụng các chức năng của iCPV-Book và iCPV-TTHC. Việc theo dõi định kỳ các chỉ báo này sẽ giúp đánh giá chính xác hơn mức độ chuyển đổi từ “có nền tảng” sang “vận hành trên nền tảng”.

Đối với một cơ quan nghiên cứu như Viện Sử học, chuyển đổi số không thay thế hoạt động nghiên cứu khoa học, nhưng có thể tạo ra môi trường quản trị thuận lợi hơn để hoạt động nghiên cứu được hỗ trợ tốt hơn. Một văn bản được chuyển đúng người nhanh hơn; một nhiệm vụ được theo dõi rõ tiến độ hơn; một cuộc họp giảm đáng kể tài liệu in; một thủ tục hành chính của Đảng được thực hiện trực tuyến - những thay đổi này trực tiếp tiết kiệm thời gian, giảm thao tác và tăng khả năng kiểm soát công việc.

Kết luận: Từ tháng 01/2026 đến nay, việc lần lượt triển khai iCPV-Book, iCPV-TTHC, iCPV-Office và iCPV-Cabinet cho thấy Viện Sử học đã từng bước cụ thể hóa các chủ trương về chuyển đổi số thành những thay đổi có thể nhận diện trong hoạt động thường xuyên của đơn vị. Điều có ý nghĩa hơn số lượng phần mềm được đưa vào sử dụng là mức độ các phần mềm đó được gắn với quy trình và lề lối làm việc. Đây chính là nền tảng để tiếp tục chuyển từ số hóa từng khâu sang đổi mới phương thức quản trị theo hướng khoa học, minh bạch, liên thông và dựa nhiều hơn trên dữ liệu.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Ban Bí thư Trung ương Đảng (2024), Quyết định số 204-QĐ/TW ngày 29/11/2024 phê duyệt Đề án Chuyển đổi số trong các cơ quan đảng.

2. Ban Bí thư Trung ương Đảng (2025), Quy định số 339-QĐ/TW ngày 10/7/2025 về sử dụng ứng dụng Sổ tay đảng viên điện tử.

3. Bộ Chính trị (2024), Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia.

4. Cổng Thông tin điện tử Chính phủ (2025), “Ban Bí thư quy định về sử dụng ứng dụng Sổ tay đảng viên điện tử”, đăng ngày 20/7/2025.

5. Viettel Business Solutions Corporation (2026), iCPV - Office - Hệ thông tin điều hành tác nghiệp các cơ quan Đảng, thông tin giới thiệu ứng dụng trên Google Play.

6. Viettel Business Solutions Corporation (2026), iCPV-cabinet - ứng dụng hội nghị điện tử, phòng họp không giấy, thông tin giới thiệu ứng dụng trên Google Play.

7. VNPT Group (2026), iCPV TTHC - Thủ tục hành chính của Đảng, thông tin giới thiệu ứng dụng trên Google Play.

8. Viện Sử học (2026), Tổng hợp thực tiễn triển khai iCPV-Book, iCPV-TTHC, iCPV-Office và iCPV-Cabinet tại Viện Sử học (tài liệu nội bộ).